O ano era 2018 e eu atuava com consultoria de inovação na região do Vale do Aço, época em que a temática de inovação estava sendo introduzida e a resistência do empresariado era ainda maior. Entretanto, as exceções sempre saltam aos olhos e se sobressaem. Neste contexto, um escritório de arquitetura e decoração de interiores, situado em Timóteo, aqui no Vale do Aço, abriu as portas para a inovação de processos em uma jornada instigante de muitos resultados.
CENÁRIO
A equipe, à época, tinha 10 colaboradores, além de três sócios, duas mulheres e um homem, com grau de parentesco entre si. A empresa tinha dois anos de mercado e já possuía uma cartela considerável de clientes, em função de parcerias com construtoras e do perfil de projetos arquitetônicos e de decoração acessíveis e personalizados.
DESAFIOS
Gestão de Projetos Descentralizada: Com equipes trabalhando em diferentes projetos simultaneamente, a coordenação e o acompanhamento do progresso de cada um se tornaram desafiadores.
Comunicação Ineficiente: A falta de comunicação clara e transparente resultou em mal-entendidos, retrabalho e atrasos nos prazos. Além disso, prejudicava o relacionamento com os fornecedores parceiros, havendo casos em que dois parceiros foram designados para fazer os móveis planejados do mesmo projeto.
Falta de Foco e Priorização: Sem metas claras e objetivas, a equipe tinha dificuldade em priorizar tarefas e alinhar seus esforços com os objetivos estratégicos da empresa.
SOLUÇÕES PROPOSTAS:
Como no diagnóstico, levantou-se que a cultura da empresa era de aberta a novas ideias e proposições, mesmo que as experiências anteriores não tenham sido bem-sucedidas, por falta de acompanhamento e de embasamento metodológico. Com isso, conduzi a implantação das seguintes metodologias de gestão:
Implementação do Scrum, que é uma metodologia ágil popular usada no desenvolvimento de software, mas também aplicável a uma variedade de projetos. Ele se concentra em tornar o processo de desenvolvimento mais flexível, adaptativo e colaborativo.
Funcionava assim: o líder do projeto (Product Owner que acumulava a função de Scrum Master, na linguagem do Scrum) listava todas as tarefas daquele projeto, conforme o que foi acordado com o cliente (product backlog), planejava as tarefas que seriam desenvolvidas nas próximas duas semanas (o intervalo de tempo é o sprint, o planejamento das atividades é o Sprint Planning, e as tarefas priorizadas para o período é o Sprint Backlog).
O monitoramento era feito de forma diária, em reuniões rápidas de alinhamento (Daily Stand-ups) para que todo o time (Time Scrum) ficasse na mesma página. No final de cada Sprint, a equipe realizas duas reuniões importantes. Na Revisão do Sprint, eles demonstravam o trabalho concluído ao Product Owner e a outros stakeholders para obter feedback, principalmente dos clientes, o que elevava bastante a sua satisfação, em função da melhoria de comunicação ao longo do projeto. Na Retrospectiva do Sprint, eles refletiam sobre o Sprint anterior, discutiam o que funcionou bem e o que poderia ser melhorado.
Kanban – todo acompanhamento do sprint era feito de forma visual, tanto em quadros de gestão visual expostos no escritório, quanto digitalmente, à época adotamos a versão gratuita da ferramenta Trello. As colunas que eram preenchidas eram basicamente quatro: A fazer, Fazendo, Aguardando Terceiros e Feito.
Adoção de OKRs: Para garantir alinhamento estratégico e foco nas metas da empresa, foram estabelecidos Objetivos e Resultados-Chave (OKRs) trimestrais. Cada equipe e membro da equipe contribuíram com OKRs que estavam alinhados com os objetivos globais da empresa. Exemplos de OKR implantados à época foram: reduzir o tempo médio de entrega dos projetos, alcançar níveis de excelência em atendimento ao cliente, dentre outros, que nortearam o monitoramento de resultados.
RESULTADOS:
- Melhoria da Produtividade: Com o Scrum e Kanban, as equipes passaram a trabalhar de forma mais eficiente, entregando incrementos de produto de alta qualidade a cada duas semanas. Isso resultou em uma melhoria significativa na produtividade geral da empresa.
- Comunicação Aprimorada: As reuniões diárias de stand-up, as retrospectivas e a gestão visual, ajudaram a melhorar a comunicação interna, garantindo que todos os membros da equipe estivessem alinhados com o progresso do projeto e os desafios enfrentados.
- Foco e Priorização Claros: A implementação de OKRs proporcionou uma visão clara das metas da empresa, permitindo que as equipes priorizassem suas tarefas de acordo com os objetivos estratégicos. Isso resultou em um maior foco e alinhamento em toda a organização.
- Experiência do Cliente: Melhoria significativa na experiência do cliente, que resultava em indicações e mídia espontânea.
Por fim, a introdução de metodologias ágeis, como o Scrum e Kanban, somada à adoção de OKRs permitiu que a empresa enfrentasse seus desafios de gestão de projetos, comunicação e foco estratégico. Essas mudanças não apenas melhoraram a produtividade e eficiência operacional, mas também fortaleceram a cultura de colaboração e inovação dentro da organização.
P.S.: Como não houve consentimento de todos os sócios para veiculação do nome da empresa até o momento da edição do artigo, optou-se por omiti-lo, entretanto, ressalta-se que este caso é um exemplo de inovação acessível adotada por gestores abertos a novas práticas de gestão.
