Neste artigo vou rememorar mais um caso de atendimento de consultoria que mostra como empresas de segmentos tradicionais podem adotar práticas inovadoras para aprimorar processos.
O proprietário de uma oficina mecânica situada na cidade de Governador Valadares, fundada há duas décadas, com desempenho razoável no seu segmento e estava almejando abrir uma filial em outro bairro. A empresa sempre foi reconhecida pela qualidade de seus serviços, mas enfrentava desafios em termos de eficiência operacional – era muito desorganizada – e de enfrentamento da concorrência, que vinha crescendo no segmento.
CENÁRIO
Com a expansão do mercado automotivo na região e a entrada de novos concorrentes, a empresa se viu diante do desafio de manter a sua participação no mercado e, em paralelo, melhorar sua eficiência operacional para continuar oferecendo serviços de alta qualidade e competitivos.
Diante do cenário, a minha proposta consultiva foi para direcionarmos esforços para otimizar a eficiência dos processos internos, antes de abrir novas frentes de mercado. Com isso, a inovação veio na forma da implementação da filosofia/metodologia Lean.
A metodologia Lean é uma abordagem de gestão que se concentra na criação de valor para o cliente, eliminando desperdícios e otimizando processos. Originária do sistema de produção da Toyota, a metodologia Lean enfatiza a melhoria contínua, o envolvimento dos funcionários e a entrega eficiente de produtos ou serviços. Suas principais características incluem a identificação e eliminação de atividades que não agregam valor, a redução de estoques, o estabelecimento de fluxos de trabalho suaves e a busca pela excelência operacional.
A IMPLANTAÇÃO
Inspirados pelos princípios de eficiência, eliminação de desperdícios e melhoria contínua, a empresa buscou reestruturar seus processos para aumentar a produtividade e a qualidade dos serviços prestados. As ações implantadas foram as seguintes:
Mapeamento de Fluxo de Processos:
- Realizamos um mapeamento detalhado de todos os processos, desde o recebimento do veículo até a entrega ao cliente;
- Identificaram os gargalos e as oportunidades de melhoria em cada etapa do processo;
- Tratando cada entrada de veículo como um projeto, documentando as informações específicas do atendimento e organizando-as de forma acessível para a equipe, física e virtualmente;
- Foi feita a troca de sistema operacional por um outro que propiciasse o registro mais fidedigno dos projetos e também dos clientes, inserindo a lógica de CRM, para manter um relacionamento com o público;
- Foram estabelecidos padrões de trabalho claros e documentados para cada tipo de serviço oferecido pela oficina.
- Isso incluiu procedimentos para diagnóstico de problemas, execução de reparos e verificação de qualidade.
Organização do Layout da Oficina:
- Com base no mapeamento de fluxo de valor, foi reorganizado o layout da oficina para otimizar o fluxo de trabalho.
- As áreas de trabalho foram rearranjadas para minimizar deslocamentos desnecessários e facilitar a comunicação entre os membros da equipe.
Implementação de Kanbans:
- Para gerenciar o estoque de peças e materiais, foi implementado o sistema de Kanban, permitindo uma organização visual de estoque e das ferramentas;
- Isso permitiu um melhor controle dos níveis de estoque e uma reposição mais eficiente de materiais, evitando atrasos nos reparos.
Capacitação da Equipe:
- Todos os membros da equipe foram treinados nos princípios do Lean e nas novas práticas implementadas na oficina.
- Foram incentivados a contribuir com ideias para melhorias contínuas e a participar ativamente dos processos de tomada de decisão.
RESULTADOS
As ações implantadas com o Lean na Oficina Mecânica resultaram em um significativo aumento da eficiência operacional:
Redução de Tempo de Ciclo:
- O tempo necessário para concluir os reparos foi reduzido devido à eliminação de desperdícios e à otimização do fluxo de trabalho. Isso permitiu que a oficina atendesse a um maior número de clientes sem comprometer a qualidade dos serviços.
Aumento da Produtividade:
- Com a padronização de processos e a organização do layout da oficina, a produtividade da equipe aumentou significativamente.
- Os colaboradores passaram a realizar suas tarefas de forma mais eficiente, sem desperdícios de tempo ou recursos.
Melhoria da Qualidade:
- A padronização de processos e a implementação do Kanban contribuíram para uma melhoria significativa na qualidade dos serviços prestados.
Redução de Custos:
- A eliminação de desperdícios e a otimização dos processos resultaram em uma redução nos custos operacionais da oficina.
- Isso permitiu que a empresa oferecesse preços mais competitivos sem comprometer sua rentabilidade.
O caso dessa oficina, mostra como inovações incrementais, na forma de melhoria de processos, como a implementação da metodologia Lean, pode trazer benefícios significativos para uma empresa, mesmo em um contexto de mercado mais tradicional e menos afeito à inovação.
Ao adotar uma abordagem voltada para a eficiência e a melhoria contínua, a oficina conseguiu aumentar sua produtividade, melhorar a qualidade dos serviços e reduzir seus custos operacionais, garantindo assim sua competitividade no mercado local. O proprietário ainda não abriu a outra unidade, mas já está no planejamento para 2024.
