Gosto muito da definição de Jefrey Liker, autor do livro O modelo Toyota, sobre a gestão visual. Ele diz que “Controle visual é qualquer dispositivo de comunicação usado no ambiente de trabalho para nos dizer rapidamente como o trabalho deve ser executado e se há algum desvio de padrão.”.
A gestão visual pode ser feita com quadros, placas, etiquetas, não importa, o que importa é que esteja á vista, de fácil acesso e fácil compreensão para toda equipe.
Qual a importância da gestão visual no ambiente de trabalho?
Gerenciar tarefas e processos não é uma tarefa fácil. Precisamos lidar com muita disciplina, foco e também cuidar das distrações. São tantos afazeres ao longo do dia, que acabamos nos esquecendo de uma ou outra tarefa que precisávamos fazer.
Visualizar as tarefas em quadros ou até mesmo na parede é uma ótima opção para gerenciar pedidos, processos e ajudar a equipe a enxergar gargalos, impedimentos e até mesmo as falhas no dia a dia.
O grande objetivo da Gestão Visual é ver, deixar claro o processo para aqueles que necessitam da informação.
Como implementar a gestão visual?
Quando falamos em Gestão Visual, muitos remetem logo ao quadro Kanban. Mas existem outras formas de se fazer essa gestão. Um fluxograma, por exemplo, é uma ferramenta que auxilia na gestão visual demostrando as etapas do processo a ser seguido. A gestão à vista, como também pode ser chamada, tem o objetivo de deixar as informações e processos visíveis para facilitar a comunicação e enxergar problemas.
Placas de transito são um ótimo exemplo de gestão visual que auxiliam na organização do transito. Imagina a confusão que seria se não houvesse as placas de sinalização.
O quadro Kanban auxilia na visualização das tarefas de todo equipe, o que precisa ser feito, o que tem que fazer e o que está pronto.
Ferramentas como estas, além de ajudar no controle das atividades, por deixar as informações à vista, também estimulam a colaboração da equipe nas etapas do processo. Em um caso de alguma tarefa com gargalo, o próprio time toma iniciativa para ajudar a desafogá-la.
Quadros de tarefas também podem ser úteis para a priorização das atividades onde a equipe ajuda a separar o que é mais importante do que é menos importante naquele momento.
Percebe que a utilização de ferramentas de gestão visual tem inúmeros benefícios? Citei alguns apenas para ilustrar sua importância.
E quais são os principais desafios para implementar a gestão visual?
Não adianta nada ter um quadro e não alimentá-lo corretamente. Montar, por exemplo, um quadro Kanban, com todas as atividades separadas por coluna e após a finalização de cada tarefa, essas atividades não mudarem de status. É a mesma coisa ter uma tv de 70 polegadas numa sala que ninguém usa. Ou seja, não serve para nada.
Um dos princípios da gestão visual é a colaboração, que tem como objetivo auxiliar o processo de trabalho, reduzindo erros, aumentando o engajamento da equipe, melhorando a comunicação e promovendo a atualização constante dos processos.
Toda e qualquer ferramenta de gestão visual, seja ela Kanban, 5S, fluxograma ou simplesmente placas e etiquetas de identificação são soluções baratas que não requerem grande investimentos financeiros mas que dão grandes resultados.
Além de alimentá-los constantemente, a gestão visual precisa de uma mudança no mindset dos gestores. É preciso acreditar que esse modelo de gerenciamento funciona, compreender seus benefícios para que a implementação seja feita e aceita por toda equipe. Não adianta o gerente implantar a cultura lean, o quadro kanban para a equipe operacional e depois a alta gestão não caminhar no mesmo pensamento e achar que esse modelo não dá resultado.
É preciso que toda empresa esteja alinhada com o mesmo pensamento para que a metodologia funcione, seja essa ou qualquer outra. Enxergar os benefícios que a gestão visual pode proporcionar para o seu negócio é o primeiro passo para que você consiga mudar a forma de olhar para a sua empresa e como você pode melhorá-la constantemente.
